Γενικές πληροφορίες προς εργοδότες για τη χρήση του ΕΡΓΑΝΗ.

1. Η πρόσληψη του κάθε εργοδοτουμένου πρέπει να υποβάλλεται τουλάχιστο μια μέρα πριν από την ημερομηνία έναρξης της απασχόλησής του.
2. Οι προσλήψεις μπορούν να αποθηκεύονται χωρίς υποβολή με δυνατότητα διαγραφής ή διαχείρισης/υποβολής αλλά και να υποβάλλονται απευθείας με δυνατότητα ακύρωσης μέσω σχετικής επιλογής νοουμένου ότι δεν έχει παρέλθει η μέρα και ώρα έναρξης της απασχόλησης.
3. Οι υποβληθείσες προσλήψεις προστίθενται στο Μητρώο των Υπηρεσιών Κοινωνικών Ασφαλίσεων (Υ.Κ.Α) αφού παρέλθει η μέρα και ώρα έναρξης της απασχόλησης του εργοδοτουμένου, συνεπώς μετά από την μέρα και ώρα έναρξης της απασχόλησης δεν είναι δυνατή η ακύρωσή τους στο ΕΡΓΑΝΗ.
4. Όταν η πρόσληψη προστεθεί στο σύστημα των Υ.Κ.Α, ενδέχεται η αρχική πρόσληψη στο Εργάνη να εμφανίσει τροποποιήσεις στα προσωπικά στοιχεία του εργοδοτουμένου με δείκτη τροποποίησης ένα αστεράκι. Πρόκειται για στοιχεία που δεν συνάδουν με αυτά που είναι καταχωρισμένα στο σύστημα των Υ.Κ.Α και διορθώνονται αυτόματα στο Εργάνη.
5. Επιτρέπεται υποβολή πρόσληψης έστω και αν τα άτομα είναι ανασφάλιστα (δεν έχουν Αριθμό Κοινωνικών Ασφαλίσεων – (ΑΚΑ).

• Εάν πρόκειται για Κύπριους και πολίτες τρίτης χώρας, θα πρέπει τα στοιχεία τους να ταυτοποιούνται με τα αντίστοιχα στο  Αρχείο Πληθυσμού και Μετανάστευσης, συνεπώς για αυτές τις περιπτώσεις τα προσωπικά στοιχεία θα πρέπει να αντιγράφονται επακριβώς από τα επίσημα έγγραφα, όπως Κυπριακή Ταυτότητα και Άδεια Διαμονής Αλλοδαπού.
• Στην περίπτωση ανασφάλιστων Ευρωπαίων πολιτών, το Εργάνη επιτρέπει την υποβολή πρόσληψης, με προϋπόθεση την επισύναψη αρχείου ταυτοποίησης του Ευρωπαίου πολίτη. Η πρόσληψη αυτή, καθότι το άτομο δεν ταυτοποιείται άμεσα με οποιαδήποτε επίσημη πηγή, μένει σε εκκρεμότητα στο ΕΡΓΑΝΗ και απαιτείται σχετική διαχείριση από Λειτουργούς των Υ.Κ.Α. Είναι σημαντικό να επισυνάπτονται ως αρχεία μόνο οι Ευρωπαϊκές ταυτότητες των Ευρωπαίων πολιτών και όχι άλλα έγγραφα. Επιπρόσθετα, θα πρέπει να διασφαλίζεται ότι τα επισυναπτόμενα αρχεία είναι ευανάγνωστα.

6. Μετά την έκδοση του Α.Κ.Α από το σύστημα των Υ.Κ.Α, αυτό θα είναι εμφανές στη συγκεκριμένη πρόσληψη στο Εργάνη μέσω των επιλογών «ΠΡΟΣΛΗΨΕΙΣ»/«ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ» ή «ΠΡΟΒΟΛΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ»/«ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΡΓΟΔΟΤΗΣΕΩΝ».
7. Κατά την τελική υποβολή πρόσληψης που αφορά πολίτες τρίτης χώρας, απαιτείται από Σύστημα το ανέβασμα αρχείου νομιμοποιητικών εγγράφων που του δίνουν δικαίωμα στην εργασία, όπως για παράδειγμα συμβόλαιο εργοδότησης. Σχετικός κατάλογος έχει ήδη αναρτηθεί στο Εργάνη).
8. Οι προσλήψεις που υποβάλλονται στο Εργάνη από τους εργοδότες/εξωτερικούς χρήστες χαρακτηρίζονται ως ηλεκτρονικές ενώ οι προσλήψεις που υποβάλλονται από τους χρήστες ΥΚΑ/εσωτερικούς χρήστες χαρακτηρίζονται ως έντυπες.